הרשמה ל-TherapyFlow
פתח קליניקה משלך וצור חשבון חדש
פתח קליניקה משלך וצור חשבון חדש
ברוכים הבאים ל־TherapyFlow CRM - מערכת שנבנתה במיוחד למטפלים, כדי לנהל את הקליניקה בצורה מסודרת, רגועה וברורה.
המטרה של המערכת היא לעזור לך לעקוב אחרי לידים ולקוחות, לנהל תהליכי טיפול וחבילות, לזכור מה חשוב דרך משימות ותזכורות, ולראות תמונת מצב ברורה דרך הדשבורד.
התחברות ופרופיל אישי
לאחר ההתחברות, מומלץ להיכנס ל־הפרופיל שלי, להעלות תמונת פרופיל ולוודא שפרטי המשתמש נכונים.
הגדרת פרטי קליניקה
דרך הגדרות → פרטי קליניקה ניתן להזין שם קליניקה ולוגו, פרטי קשר, ופרטים שיופיעו בחשבוניות הפנימיות. זה הבסיס שעליו נשענת כל המערכת.
הכרת הדשבורד
הדשבורד מציג קוביות עם תמונת מצב: לידים בטיפול, לקוחות פעילים, טיפולים, משימות והכנסות. כל קובייה משמשת גם כקיצור דרך לעמוד הרלוונטי.
הוספת משתמשים
לאדמינים בלבד: דרך הגדרות → משתמשים ניתן להוסיף מטפלים ואנשי צוות ולהגדיר להם תפקידים והרשאות.
במערכת קיימים כמה תפקידים עיקריים: אדמין עם גישה מלאה להגדרות ולקליניקות, מטפל שמנהל לקוחות, לידים, טיפולים ומשימות, צוות עם גישה מוגבלת לפי שיוכים, ורכז או מכירות שמתמקד בלידים ובהמשך טיפול.
כל ליד, לקוח, משימה, טיפול או רשומת המשך טיפול יכולים להיות משויכים למשתמש מסוים. השיוך קובע מי רואה את הרשומה במערכת וגם מי אחראי עליה בפועל.
המערכת מותאמת לעבודה גם במחשב וגם בנייד. בדסקטופ עובדים עם טבלאות וניהול מלא. במובייל עובדים עם כרטיסיות ותפריט עליון דו־שכבתי לניווט מהיר. אפשר לעבור בין מכשירים בלי לאבד רצף עבודה.
ניהול לידים הוא נקודת הכניסה לכל תהליך טיפולי. המערכת מאפשרת לעקוב אחרי כל ליד מרגע הפנייה ועד להפיכתו ללקוח פעיל.
בעמוד הלידים ניתן להוסיף ליד חדש עם פרטי קשר, מקור פנייה וסטטוס ראשוני. כבר בשלב זה ניתן לשייך את הליד למשתמש מסוים שאחראי עליו.
לכל ליד יש סטטוס שמתאר את מצבו בתהליך, למשל: חדש, נוצר קשר, ממתין לתשובה או לא רלוונטי. שינוי הסטטוס עוזר לדעת בכל רגע איפה כל ליד עומד.
עמוד "המשך טיפול" מרכז את כל הלידים שדורשים פעולה או חזרה. זהו עמוד עבודה יומי שמאפשר לראות במבט אחד עם מי צריך ליצור קשר היום.
כל ליד יכול להיות משויך למטפל או לאיש צוות. השיוך קובע מי רואה את הליד במערכת וגם מי אחראי לטפל בו בפועל.
כאשר ליד מתקדם והופך ללקוח, ניתן להמיר אותו ללקוח פעיל. כל המידע וההיסטוריה נשמרים וממשיכים איתו לכרטיס הלקוח.
שילוב נכון של עמוד הלידים ועמוד המשך טיפול מאפשר ניהול מסודר, בלי לפספס פניות ובלי לאבד קשר עם אנשים בתהליך.
כרטיס הלקוח הוא המרכז של כל העבודה עם לקוח במערכת. כאן מרוכזים כל הפרטים, ההיסטוריה והפעולות הקשורות לתהליך הטיפולי.
מרשימת הלקוחות או הלידים, לחיצה על שם הלקוח או על כפתור הצפייה תפתח את כרטיס הלקוח המלא. בכרטיס ניתן לעבור בין הטאבים, לערוך פרטים ולבצע פעולות הקשורות לתהליך הטיפולי.
ניתן ליצור לקוח חדש ידנית או על ידי המרת ליד ללקוח. בכרטיס הלקוח אפשר לערוך פרטי קשר, סטטוס, הערות ושיוך למטפל.
כרטיס הלקוח בנוי מטאבים שמרכזים את כל המידע:
כל לקוח יכול להיות משויך למטפל מסוים. השיוך קובע מי רואה את הלקוח במערכת ומי אחראי עליו בפועל.
מכרטיס הלקוח ניתן לבצע כמעט כל פעולה: לקבוע טיפול, להוסיף משימה, לשייך חבילה, להפיק חשבונית ולתעד הערות. זהו מרכז השליטה על התהליך האישי של כל לקוח.
ניהול הטיפולים והחבילות מאפשר לך לבנות תהליך טיפולי מסודר לכל לקוח, ולעקוב אחרי ההתקדמות שלו לאורך הזמן.
בעמוד הטיפולים ניתן ליצור ולנהל סוגי טיפולים, לקבוע משך זמן ומחיר, ולראות רשימת טיפולים שבוצעו ומתוכננים.
טיפול ניתן לקבוע מכרטיס הלקוח או מעמוד הטיפולים. לאחר סימון טיפול כ״בוצע״, המערכת יכולה ליצור באופן אוטומטי חשבונית פנימית עבור הלקוח.
חבילות מאפשרות להגדיר תהליך טיפולי הכולל מספר טיפולים במחיר כולל. ניתן לשייך חבילה ללקוח ולעקוב אחרי יתרת המפגשים וההתקדמות בתהליך.
החשבוניות במערכת הן פנימיות לצורכי מעקב וניהול בלבד. הן נוצרות ידנית או אוטומטית לאחר ביצוע טיפול, ומוצגות בכרטיס הלקוח בטאב החשבוניות.
שילוב של טיפולים, חבילות וחשבוניות מאפשר ניהול ברור של התהליך הטיפולי ושל המעקב הכספי מול הלקוח.
בעמוד הטיפולים, כל טיפול כולל פעולות כמו עריכה, מחיקה או סימון כ״בוצע״. לחיצה על עריכה מאפשרת לשנות תאריך, סוג טיפול, מחיר או שיוך. סימון טיפול כ״בוצע״ מעדכן את הסטטוס ויכול ליצור חשבונית פנימית אוטומטית.
המערכת מאפשרת ליצור ולנהל חשבוניות פנימיות לצורך מעקב אחר תשלומים וגבייה מול הלקוחות.
ניתן ליצור חשבונית ידנית מתוך כרטיס הלקוח, או לקבל חשבונית אוטומטית לאחר סימון טיפול כ״בוצע״.
כל החשבוניות מוצגות בכרטיס הלקוח בטאב החשבוניות, וכוללות סכום, תאריך ושיטת תשלום.
החשבוניות במערכת הן פנימיות לצורכי ניהול בלבד, ואינן מהוות מסמך חשבונאי רשמי לצורכי מס.
במחיקת לקוח, המערכת מוחקת גם את החשבוניות והחבילות המשויכות אליו, ומציגה הודעה מתאימה על כך.
ניהול החשבוניות במערכת מאפשר לך לעקוב בצורה מסודרת אחרי ההכנסות והתשלומים מכל לקוח.
המשימות והתזכורות עוזרות לך לנהל את היום־יום בקליניקה, ולא לפספס פעולות חשובות מול לידים ולקוחות.
ניתן ליצור משימות אישיות או משימות הקשורות לליד או ללקוח, להגדיר תאריך יעד, סטטוס ושיוך למשתמש אחראי.
עמוד המשימות מציג את כל המשימות הפתוחות ומאפשר לסמן משימה כהושלמה ברגע שסיימת לטפל בה.
עמוד תזכורות למחר מרכז את כל התזכורות הקרובות, כדי שתדע בכל יום עם מי יש לך טיפול או מעקב.
ניתן להגדיר תבניות תזכורת אוטומטיות שנקשרות לטיפולים או לחבילות, כך שהמערכת תיצור תזכורות מראש בלי צורך להזין כל פעם מחדש.
גם משימות וגם תזכורות יכולות להיות משויכות למשתמש מסוים. השיוך קובע מי רואה אותן במערכת ומי אחראי לביצוע.
שימוש נכון במשימות ובתזכורות מאפשר לשמור על רצף טיפולי מסודר ולמנוע החמצה של פעולות חשובות.
בעמוד המשימות, לחיצה על משימה תפתח חלון עריכה שבו ניתן לשנות תיאור, תאריך, סטטוס ושיוך. ניתן גם לסמן משימה כהושלמה ישירות מהרשימה.
עמוד האינטגרציות מאפשר לחבר את TherapyFlow CRM למערכות חיצוניות, ולהוציא נתונים מהמערכת לצורכי אוטומציה ודוחות.
באמצעות Webhooks ניתן לשלוח נתונים מהמערכת לכלי אוטומציה כמו Make או Zapier, למשל בעת יצירת ליד, לקוח או טיפול.
אינטגרציות מאפשרות בין היתר: שליחת נתונים לגיליון חיצוני, חיבור למערכות דיוור, סנכרון עם מערכות ניהול אחרות או בניית אוטומציות מותאמות אישית.
נכון לעכשיו, האינטגרציות במערכת מיועדות בעיקר לייצוא נתונים. בהמשך תתווסף גם אפשרות לייבוא נתונים מקבצים או דרך API.
השימוש באינטגרציות מאפשר להרחיב את המערכת ולהתאים אותה לתהליכי העבודה שלך מחוץ ל־TherapyFlow CRM.